Une entreprise a l’obligation de conservation des documents émis ou reçus dans l’exercice de son activité pendant un certain délai, qui varie selon la nature des papiers et les obligations légales. Car l’administration peut mener des contrôles.
Attention, sauf cas prévu à la lettre de mission, il n’est pas prévu que le cabinet comptable conserve pour votre compte les éléments qui lui sont transmis.
Combien de temps devez-vous conserver vos documents ?
- Documents civils et commerciaux
3 ans : déclarations en douane
5 ans : contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, documents bancaires et documents établis pour le transport de marchandises
10 ans : factures clients ou fournisseurs, contrats conclus par voie électronique, correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison)
30 ans : contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers
- Pièces comptables
10 ans : livres et registres comptables, pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.)
- Documents fiscaux
5 ans : livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, BIC, BNC, CFE, CVAE, TVA, etc.)
- Documents sociaux
3 ans : convocations, feuilles de présence, rapports du gérant ou du conseil d’administration
5 ans : statuts de la société
10 ans : documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)
Sous quelle forme conserver ces documents ?
Le support du document peut être sous format papier ou électronique. Si le document est électronique, il faut l’établir et le conserver dans des conditions de nature à en garantir son intégrité. Les documents établis ou reçus sur support informatique comme par exemple les factures électroniques, doivent être obligatoirement conservés sous la forme électronique pendant au moins 3 ans.
Quelle sont les sanctions ?
Il n’y a pas de sanctions spécifiques prévues, cependant, pour les documents fiscaux, l’entreprise risque une amende de 10 000 euros si le délai de conservation n’est pas respecté.
